C’è una parola che circola ovunque nella meeting industry. Partnership.
Ma quante volte la usiamo senza davvero intenderne il significato? O peggio: la applichiamo a relazioni che hanno poco di strategico e molto di occasionale.
Durante l’ultimo PCMA Convening EMEA 2025 a Rotterdam, questo è stato il punto di partenza di un Microlab co-guidato da Ginevra De Bellis (Chief of Global Projects, OIC Group), Florian Fehringer (Director of International Projects, Mondial Congress) e introdotto da Sissi Lignou (IAPCO President), che ha coinvolto professionisti da tutto il mondo in un esperimento tanto partecipativo quanto provocatorio.
Dalle definizioni ai significati: partnership, ma quale?
Nel mondo degli eventi la parola “partnership” viene spesso utilizzata per descrivere relazioni molto diverse: da un semplice accordo commerciale a una collaborazione progettuale che si evolve nel tempo. Ma dove finisce una collaborazione tattica e dove comincia una partnership strategica?
I partecipanti al Microlab si sono confrontati su alcuni esempi concreti (dai rapporti con le città ospitanti a quelli con gli sponsor, fino al dialogo con le società scientifiche), cercando di rispondere a questa domanda attraverso la propria esperienza.
Ne è emerso un quadro frammentato, fatto di aspettative diverse, linguaggi a volte non condivisi, ruoli poco chiari. Ma anche una consapevolezza crescente: serve un cambio di prospettiva. Serve smettere di dare per scontato il significato di “partnership” e iniziare a costruirlo, insieme.
Partnership strategica: da etichetta a processo
Nel MicroLab è stato chiaro fin da subito che la differenza tra tattico e strategico è tutto fuorché binaria. Il vero obiettivo non era spiegare cosa sia una partnership strategica, ma decostruirla: scomporre gli elementi che spesso diamo per scontati, metterli in discussione e guardarli da prospettive nuove.
Per farlo, i facilitatori hanno scelto un approccio volutamente provocatorio e partecipativo, creando così un vero e proprio laboratorio per decostruire e ricostruire: attraverso un role play spinto all’estremo, i partecipanti si sono trovati a interpretare scenari tipici della meeting industry, confrontandosi sulle differenze tra tattico e strategico, senza imporre giudizi di valore.
Uno strumento chiave di questa esplorazione è stato lo Strategic Partnership Canvas, utilizzato per analizzare partnership reali e potenziali dal punto di vista di ogni stakeholder (PCO, CVB, venue, hotel) e stimolare domande fondamentali: Cosa non stiamo vedendo? Ci sono opportunità inespresse? In che modo possiamo creare valore reciproco?
Una vera strategia richiede tempo, intenzionalità, fiducia reciproca e si basa su alcuni elementi chiave, emersi con forza dal confronto:
- Visione condivisa: avere obiettivi comuni è solo l’inizio. Serve anche una visione condivisa su come raggiungerli e sul valore che ogni parte vuole portare. Questo include il modo in cui vengono prese le decisioni, gestite le criticità e distribuiti i meriti.
- Ruoli e aspettative chiari: la trasparenza è fondamentale. Chiarire chi fa cosa, perché e con quali risorse evita incomprensioni, riduce attriti e rafforza la fiducia. Anche i confini operativi e le responsabilità devono essere esplicitati e negoziati.
- Valutazione dell’impatto: una partnership strategica non si valuta solo in termini economici. Vanno definiti anche indicatori qualitativi: impatto reputazionale, scientifico, formativo, sociale. Strumenti come le dashboard condivise, le review periodiche e i KPI di legacy possono essere utili per misurare il valore generato su più fronti.
- Cultura della reciprocità: ogni partner porta il proprio valore. Superare la logica cliente-fornitore è il primo passo per costruire relazioni che durano. Questo significa riconoscere i contributi dell’altro, valorizzare le competenze in gioco e aprirsi a un dialogo continuo, anche quando ci sono margini di miglioramento.
Perché tutto questo conta oggi
Nel mondo della meeting industry, e in particolare nel settore medico-scientifico, parlare di partnership strategica non è più un esercizio accademico: si tratta di un’urgenza operativa.
Oggi, le società scientifiche e le aziende del settore healthcare chiedono di più. Non solo servizi impeccabili, ma un approccio che valorizzi contenuti, favorisca l’engagement, amplifichi l’impatto: che porti legacy.
Una legacy misurabile, che si traduca in ritorno reputazionale, disseminazione scientifica, opportunità formative per gli specialisti coinvolti e strumenti concreti di outreach verso pazienti, comunità e decisori istituzionali. In questo contesto, avere un partner strategico, capace di interpretare gli obiettivi, costruire senso condiviso, connettere reti, persone e saperi, fa la differenza. Un partner che non si limiti a eseguire, ma che sappia attivare processi e proporre soluzioni. Che sia in grado di mediare tra esigenze scientifiche, aspettative dei partecipanti e obiettivi degli stakeholder.
Per OIC Group, essere parte attiva di IAPCO e condurre momenti come questo Microlab significa rafforzare il proprio ruolo come facilitatore di crescita. Significa muoversi insieme al mercato, contribuire alla cultura di settore e portare a casa strumenti reali da mettere al servizio di clienti che cercano qualcosa in più: relazioni che durano, esperienze che contano, partnership che creano qualcosa di nuovo, di importante.